主旨：本校各單位辦理個人資料蒐集、文件製作及網站公告時，應落實最小必要蒐集及國民身分證統一編號隱碼處理，請查照並確實辦理。
說明：
一、依國家發展委員會103年12月31日發資字第1031501471號函、教育部104年1月9日臺教資（四）字第1030195617號函、教育部110年9月15日臺教資（四）字第1100125917號函、個人資料保護法及本校個人資料保護管理程序辦理。
二、為落實個人資料保護法，各單位行文、網站公告、郵件表單、名冊、附件或其他文件，如涉及國民身分證統一編號之登載或顯示，應統一遮蓋身分證編號後4碼，即第7碼至第10碼，並以「*」取代；如另有特殊用途，則依相關規定辦理。
三、各單位蒐集、處理或利用個人資料時，應有明確特定目的，不得逾越業務目的之必要範圍，並應與蒐集目的具有正當合理關聯。辦理活動報名、會議簽到、課程研習、問卷調查、系統申請、證書製發、獎補助申請、費用核銷或其他業務表單時，應先檢視各項蒐集欄位之必要性。
四、國民身分證統一編號具高度識別性，除法令規定或業務必要外，不得蒐集完整字號。若僅為避免同名同姓或輔助身分辨識，請優先採用學號、教職員編號、校內帳號、電子郵件等替代方式；確有必要使用者，應以足以達成目的之部分欄位為限。
五、過往已蒐集、製作或公告之文件，如含有完整國民身分證統一編號，或未依規定遮蓋後4碼者，請各單位依內部程序儘速檢視並修正；如已公告於網站，應同步更新、移除或重新上傳隱碼後之版本。
六、部分碼、遮蔽後資料或經處理後之資料，如仍可搭配姓名、單位、學號、聯絡方式或其他資料識別特定個人，仍屬個人資料，應依個人資料保護相關規定妥善保存、控管權限及限制使用範圍，不得任意公開、轉傳或供原蒐集目的外使用。
七、請各單位確實落實個人資料最小必要蒐集、國民身分證統一編號隱碼處理及安全維護作業，並依權責自行檢視所屬表單、文件及網站公告內容，避免過度蒐集或不當揭露個人資料。