主旨：為維護個人資料安全，本處於 tMail 電子郵件系統新增敏感性個資檢核機制，並重申處理涉及個資揭露時應遵守資料最小化原則，以避免非必要資訊外洩，請查照。
說明：
一、依據個人資料保護法及ISO/IEC 27001：2022標準要求，強化敏感性個資之保護措施，避免電子郵件傳輸時發生個資外洩，降低法律及資安風險。
二、自114年4月21日起，本校tMail系統新增敏感性個資檢核機制，針對郵件內文及附件是否含有身分證字號進行檢測，措施如下：
(一)系統自動檢查郵件內文及未加密附件（word、excel、powerpoint、txt、pdf等）是否含有身分證字號。
(二)若檢測出身分證字號，系統將自動退信並通知寄件人，建議將附件加密後再重新傳送。
(三)適用範圍為所有透過tMail系統寄送至校內、校外郵件。
三、建議傳送含敏感個資之文件時，以壓縮軟體加密處理，並另以電話或其他方式通知解壓密碼，避免密碼寫入郵件內文。7-Zip軟體操作說明請參閱：https://ithu.tw/1140401。
四、為加強個人資料保護，請各單位於公告或揭露涉及個人資料之學校事務或活動資訊（如公告事項、錄取名單等）時，務必妥善遮蔽敏感資訊（例如身分證字號 、學號、姓名等），並遵循個資保護的最小化原則，避免提供非必要之個資欄位。相關原則請參考「學校事務、活動涉及個人資料得否公開(利用)之檢視流程及說明」（https://ithu.tw/Yjgr8）。
五、如有任何疑問，請聯繫：
(一)個資保護相關問題，圖資處陳小姐（分機30222）。
(二)tMail電子郵件相關問題，圖資處陳先生（分機30221）。